W zarządzaniu firmą, działem czy swoją własną pracą ważne jest dobre planowanie celów, które chce się osiągnąć. Takie podejście pozwala skupić się na priorytetowych zadaniach i realizować strategię rozwoju firmy. Jednak myśląc o wzroście, nie można pominąć kwestii monitorowania kluczowych wskaźników (KPI). To one pokazują nam, jakie aspekty działalności działają tak, jak powinny, a na jakich trzeba się mocniej skupić.
MBO, czyli zarządzanie przez cele
Zarządzanie przez cele jest podejściem, które koncentruje się na osiąganiu założonych celów i wyników. Pozwala ono na lepszą kontrolę postępów oraz skuteczniejsze wykorzystanie zasobów przedsiębiorstwa. Dzięki temu możesz łatwiej monitorować KPI (Key Performance Indicators), czyli wskaźniki, które mówią o kondycji Twojej firmy lub jej jednostek.
Aby dać firmie szansę na rozwój, należy zadbać o jakość świadczonych usług i wykonywanej pracy. W większości przypadków zależy to od dobrze dobranych celów, które są przypisane konkretnym działom i pracownikom.
Aby mówić o monitorowaniu rozwoju firmy, należy ustalić wskaźniki, których wzrost lub spadek chcemy śledzić. Muszą być one mierzalne i dać się przypisać konkretnym usługom i osobom odpowiedzialnym za ich realizację.
Jakie są zalety zarządzania przez cele?
Monitorowanie realizacji poszczególnych celów w firmie ma wiele wspólnego z podejmowaniem decyzji w oparciu o dane. Wskaźniki, które odpowiadają za wykonanie konkretnych zadań, stanowią pomoc dla kierowników, dyrektorów i zarządu firmy.
Dlatego podejmowanie decyzji biznesowych jest dzięki temu bardziej świadome.
Ale wprowadzenie w firmie MBO daje też inne korzyści. Są to m.in.:
- skupienie na realizacji priorytetowych zadań przez każdego pracownika,
- łatwiejsze koordynowanie pracy działu,
- klarowny wgląd w wyniki sprzedaży, wydajności, jakości usług itp.,
- większa kontrola nad procesami w firmie,
- możliwość premiowania pracowników, którzy realizują swoje cele na najwyższym poziomie.
Przykład:
Organizacja z sektora bankowego świadczy usługi bankowości elektronicznej. Za dostęp do internetowego konta klienta odpowiada zewnętrzna firma IT. Umowa SLA między tymi firmami mówi o tym, że dostęp do usług bankowości powinien być utrzymany na poziomie 98% czasu. Wgląd w bieżące wartości parametrów umowy daje firmie utrzymującej informację o bieżącej wartości wskaźnika i prognozach spełnienia wskaźników w okresie rozliczeniowym na podstawie bieżących awarii. Dodatkowo motywuje do szybkiego reagowania i naprawiania niedostępności, widząc ich realny wpływ na obniżenie wskaźnika. Bankowi daje z kolei możliwość kontroli, jak ich partner wywiązuje się z umowy. Dzięki temu można zweryfikować, czy cel współpracy jest osiągnięty.
Przejrzysty system raportów
Gromadzenie wskaźników prowadzi do stworzenia obszernej bazy danych dotyczących procesów zachodzących w firmie. Aby się odnaleźć w gąszczu informacji, potrzebny jest przejrzysty system raportów. Zwykły Excel to często za mało.
Potrzebny jest panel, w którym raporty przedstawiają KPI w przejrzysty sposób – w tabelach, na wykresach, w uporządkowanych kartach. Raporty powinny być także prezentowane w czasie rzeczywistym na bazie bieżących danych i dostępne z każdego urządzenia. Pozwala to szybciej reagować na pojawiające się problemy.
Czytelny system raportów ułatwia przeglądanie i zrozumienie danych. Aby dawał wartościowe informacje, powinien być on dostosowany do użytkownika pod względem kategorii danych czy poziomu uprawnień. Dzięki temu menedżerowie poszczególnych działów mogą monitorować realizację celów w obrębie swojej jednostki.
Monitorowanie realizacji celów w inTrack
Zarządzanie wskaźnikami realizacji celów poprzez odpowiedni system ułatwia podejmowanie decyzji w codziennej pracy. W niektórych obszarach liczy się czas reakcji, dlatego raporty powinny działać w czasie rzeczywistym i alarmować użytkownika o wahaniach realizacji celu. Te funkcjonalności to podstawa systemu inTrack.
Jest to narzędzie, które zbiera informacje i bada wpływ różnych zdarzeń na istotne dla biznesu obszary. Działa to na zasadzie monitorów nałożonych na obszerne bazy danych, które wyłapują zmiany istotnych parametrów. Algorytmy przeliczają te informacje i na tej podstawie przedstawiają raport KPI.
Dzięki temu właściciel firmy oraz poszczególni menedżerowie mają wgląd w realizację swoich celów. Takie raporty dotyczą wszystkich KPI-ów, które można mierzyć. Mogą być to wskaźniki wydajnościowe, biznesowe, marketingowe, jakości usług, wielkości sprzedaży, rotacji zapasów i wiele innych.
Dlatego inTrack z powodzeniem może być wykorzystany w każdej branży czy jednostce firmy. Do jego działania potrzebne są tylko dobrej jakości dane wejściowe – co potrzebujesz mierzyć i jak przeliczyć te informacje na precyzyjny wskaźnik.
Zarządzaj efektywnie swoimi KPI
W zarządzaniu poprzez cele ważne jest monitorowanie poziomu realizacji poszczególnych wskaźników. Aby mierzyć je wszystkie, potrzebny jest system, który na bieżąco dostarcza informacje. Zarówno właścicielom biznesów, pracownikom, jak i zewnętrznym partnerom, którzy odpowiadają za utrzymanie usług.
InTrack jest narzędziem, które zapobiega niedopełnieniu założonych celów. Pozwalają na to przejrzyste raporty odświeżane w czasie rzeczywistym, dashboard z odpowiednimi KPI dla danej osoby oraz alerty i powiadomienia w aplikacji. Dzięki nim pracownik właściwego działu szybciej podejmuje działania zaradcze.Korzystając z inTrack, możesz mieć pewność, że wskaźniki które są ważne dla Twojej firmy, będą zawsze pod kontrolą.
Chcesz dowiedzieć się, jak dopasować taki system raportowy do swojego biznesu? Skontaktuj się z nami. Przedstawimy pełne możliwości i odpowiemy na wszystkie pytania.
