W ostatnich latach, model Software as a Service (SaaS) zrewolucjonizował sposób, w jaki firmy podchodzą do oprogramowania i zarządzania nim. Zamiast inwestować w licencje i infrastrukturę, organizacje z różnych sektorów – takich jak bankowość, ubezpieczenia, telekomunikacja czy energetyka – coraz częściej wybierają model subskrypcyjny. Daje on elastyczność, skalowalność oraz szybki dostęp do nowoczesnych funkcjonalności.
Trzeba mieć jednak na uwadze, że zarządzanie oprogramowaniem w erze SaaS to nie tylko korzyści, ale i nowe wyzwania. Chcielibyśmy w poniższym artykule skupić się na najważniejszych z nich, przedstawiając sprawdzone rozwiązania, które mogą pomóc menedżerom wyższego i niższego szczebla w efektywnym wykorzystaniu SaaS w dużych organizacjach.
Wyzwanie 1: Zarządzanie kosztem i budżetowanie
Przy modelu SaaS licencje są rozliczane miesięcznie lub rocznie na zasadzie subskrypcji. Oznacza to, że łatwo można przeoczyć rzeczywiste koszty ponoszone przez firmę na oprogramowanie. Z jednej strony SaaS pozwala na elastyczne zarządzanie liczbą użytkowników i funkcjonalnościami, ale z drugiej – brak centralizacji zakupów SaaS i rozproszenie decyzji zakupowych na różne działy, często prowadzi do tzw. shadow IT, czyli niekontrolowanego korzystania z oprogramowania poza wiedzą działu IT. Może to generować znaczne koszty.
Rozwiązanie: Wprowadzenie centralnego zarządzania subskrypcjami oraz zastosowanie dedykowanych narzędzi do zarządzania licencjami w modelu SaaS. Takie narzędzia pozwalają nie tylko na monitorowanie wykorzystania poszczególnych aplikacji, ale przede wszystkim na analizę kosztów oraz identyfikację nieużywanych subskrypcji. Dzięki temu możliwe jest optymalne wykorzystanie posiadanych licencji, a także bardziej skuteczne planowanie budżetu na kolejne lata. Ważne są również regularne audyty wykorzystania licencji SaaS oraz negocjacje warunków umowy z producentami oprogramowania czy dostawcami, które pozwalają na lepsze zarządzanie kosztami.
Wyzwanie 2: Bezpieczeństwo danych i zgodność z regulacjami
Każda z firmy zobowiązana jest do przestrzegania surowych regulacji dotyczących ochrony danych, takich jak RODO, czy inne branżowe regulacje, jak np. dedykowane dla sektora finansowego. Korzystanie z SaaS oznacza, że dane są przechowywane poza organizacją, często na serwerach dostawców w różnych krajach. Niejednokrotnie może to rodzić ryzyko związane z bezpieczeństwem i zgodnością z regulacjami.
Rozwiązanie: Kluczowy jest wybór takiego oprogramowania i takich dostawców, którzy oferują przejrzyste procedury bezpieczeństwa i zgodności, w tym certyfikaty (np. ISO 27001, SOC 2) oraz pełną zgodność z lokalnymi i międzynarodowymi regulacjami. Istotne jest również przeprowadzenie regularnych audytów zabezpieczeń oraz stosowanie szyfrowania danych. Dodatkowo, firmy powinny inwestować w narzędzia do monitorowania aktywności użytkowników oraz stosować zasady minimalnych uprawnień, aby zminimalizować ryzyko nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych danych.
Wyzwanie 3: Integracja i zarządzanie wieloma systemami SaaS
Duże organizacje zazwyczaj korzystają z wielu różnych aplikacji w modelu SaaS. Muszą one współdziałać z istniejącymi systemami, takimi jak CRM, ERP czy systemy rozliczeniowe. Integracja tych systemów może być skomplikowana i czasochłonna, szczególnie, gdy różne działy decydują się na różne platformy do realizacji swoich celów.
Rozwiązanie: Wykorzystanie platform integracyjnych, takich jak iPaaS (Integration Platform as a Service), które umożliwiają łączenie różnych aplikacji SaaS bez konieczności dużych nakładów pracy programistycznej. iPaaS pozwala na automatyzację przepływu danych między systemami i zapewnia spójność informacji we wszystkich narzędziach, które są wykorzystywane przez organizację. Kluczowe jest również wprowadzenie standardów integracji w firmie, które pozwolą na uniknięcie problemów, wynikających z korzystania z różnych technologii.
Wyzwanie 4: Zarządzanie cyklem życia aplikacji i użytkowników
Ciągłe zmiany personalne, związane z rotacją pracowników, sprawiają, że konieczne jest dynamiczne zarządzanie dostępami do subskrybowanych aplikacji. Ręczne przyznawanie i odbieranie dostępów jest czasochłonne i może prowadzić do nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych informacji, zwłaszcza, jeśli proces ten nie jest centralnie kontrolowany.
Rozwiązanie: Automatyzacja zarządzania dostępami z wykorzystaniem systemów IAM (Identity and Access Management) oraz SSO (Single Sign-On). IAM umożliwia przyznawanie, monitorowanie i odbieranie uprawnień do aplikacji SaaS na poziomie centralnym. Pozwala to na większą kontrolę i spójność w zarządzaniu cyklem życia aplikacji. Z kolei integracja z SSO usprawnia zarządzanie wieloma kontami użytkowników, upraszczając proces logowania dla pracowników. Wpływa to znacząco na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa.
Wyzwanie 5: Utrzymanie ciągłości biznesowej i minimalizacja ryzyka
Chociaż oprogramowanie w modelu SaaS oferuje wysoką dostępność, zdarzają się sytuacje, w których dostawca napotyka problemy techniczne. Dla organizacji zależnych od dostawców SaaS, brak dostępu do aplikacji może powodować przestoje w funkcjonowaniu ich biznesu, co powoduje niejednokrotnie straty finansowe.
Rozwiązanie: Opracowanie planów ciągłości działania i ocena ryzyka dostawcy. Organizacje powinny mieć alternatywne rozwiązania oraz regularnie analizować kondycję finansową i technologiczną swoich dostawców SaaS. Warto również rozważyć stosowanie strategii wielochmurowej oraz utrzymywanie najważniejszych systemów i danych w różnych lokalizacjach.
Wyzwanie 6: Utrzymanie wysokiego poziomu doświadczenia użytkowników i satysfakcji pracowników
Różnorodność aplikacji w modelu SaaS oznacza, że użytkownicy często korzystają z kilku różnych narzędzi o odmiennych interfejsach i funkcjonalnościach. Dla wielu z pracowników jest to dodatkowy dyskomfort, ponieważ muszą oni przyswoić zasady działania wielu narzędzi. Może to negatywnie wpływać na produktywność i satysfakcję.
Rozwiązanie: Regularne szkolenia oraz zrozumienie potrzeb użytkowników. Wprowadzenie standardów UX (User Experience) w firmie, pozwala na wybieranie takich aplikacji SaaS, które są intuicyjne i łatwe w obsłudze. Warto też regularnie zbierać informacje zwrotne od pracowników, aby identyfikować problemy i potencjalne obszary do poprawy w zakresie użytkowania aplikacji SaaS. W ten sposób można wyeliminować aplikacje o niskiej użyteczności i skoncentrować się na narzędziach, które realnie zwiększają produktywność.
Jakie są zatem wnioski?
Era SaaS przynosi organizacjom liczne korzyści – od elastyczności po dostęp do najnowszych technologii bez konieczności dużych inwestycji. Jednak zarządzanie oprogramowaniem w modelu SaaS wiąże się również z licznymi wyzwaniami, szczególnie w dużych organizacjach o rozbudowanej strukturze, takich jak banki, firmy ubezpieczeniowe, telekomunikacyjne i energetyczne.
Rozwiązania obejmujące centralizację zakupów SaaS, zastosowanie narzędzi integracyjnych, automatyzację procesów zarządzania dostępami oraz dbałość o bezpieczeństwo danych pozwalają na efektywne zarządzanie oprogramowaniem i minimalizację ryzyka, związanego z tym modelem. Odpowiednie podejście do zarządzania licencjami w modelu SaaS może zwiększyć efektywność operacyjną i ułatwić organizacjom dostosowanie się do dynamicznych zmian rynkowych oraz oczekiwań klientów, co jest kluczowe.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami!
